5 tips til det gode personalemøde på højskolen

Publiceret 11-02-2019
Pædagogik og udvikling

Møder kan være kedelige, formålsløse tidsslugere. Men det behøver de ikke at være. På højskolen er personalemødet et af de få tidspunkter, hvor medarbejderne er samlet og har mulighed for at skabe pædagogisk udvikling. Derfor er der god grund til at gå mødekulturen efter i sømmene, mener udviklingskonsulent i FFD, Helle Skovmose.


Bedre mødekultur kan højne trivslen

Mange højskolelærere og -ansatte oplever at bruge meget tid på møder, og det kan være forbundet med en vis frustration, når hverken roller eller formål er tydeligt defineret.

Som så mange andre arbejdspladser, faldt vi ned i den der ’som vi plejer-gryde', og det kan være svært at ændre noget, som har fungeret på den samme måde i 30 år.

Morten Lundgaard, Odder Højskole

På Odder Højskole har en gruppe ansatte valgt at arbejde for at gentænke mødeformen og skabe mere deltagelse på møderne. De har nedsat en projektgruppe bestående af forstander, forretningsfører, køkkenchef og tre lærere, som sammen skal udvikle og afprøve en ny form for skolens fælles medarbejdermøder, der afholdes en gang om måneden. 

Morten Lundgaard er en af de lærere, der har haft et stærkt ønske om at forandre mødeformen, siden han startede med at undervise på højskolen for 7 år siden:

"Som så mange andre arbejdspladser, faldt vi ned i den der ’som vi plejer-gryde', og det kan være svært at ændre noget, som har fungeret på den samme måde i 30 år," fortæller han.

For at lægge 'plejer' i graven, har projektgruppen fået hjælp af udviklingskonsulent i FFD, Helle Skovmose, til at facilitere dele af processen og give det nødvendige skub til at bryde gamle mønstre og etablere nogle nye.

Ifølge Helle, kan udviklingen af en ny mødekultur være nøglen til en bedre arbejdspladskultur, og derfor er det også et emne, der ligger mange meget på sinde:

"På nogle skoler er personalemødet det eneste tidspunkt, hvor man er sammen med sine kolleger, og det er også hér, at der kan skabes rum for pædagogigsk udvikling," siger hun.

Kortere lærermøder med fokus på eleverne

Jeg kunne godt tænke mig at gå til møde uden at være træt af at gå til møde, før mødet overhovedet er gået i gang.

Morten Lundgaard

I Odder startede de med at justere lærermøderne, som nu holdes ugentligt i en halv time med ét eneste punkt på dagsordenen: Eleverne. Før blev møderne holdt hver 3. uge og varede 2,5 time. Det betød i praksis, at mange af de punkter, der blev diskuteret, reelt kun var relevant for at fåtal.

Snart gælder det medarbejdermødet, som også skal gennemgå en lettere transformation. Motivationen for at skubbe processen i gang, var for Morten ganske simpel:

"Jeg kunne godt tænke mig at gå til møde uden at være træt af at gå til møde, før mødet overhovedet er gået i gang. Jeg efterlyste nogle nye strukturer: Skal vi starte med at synge en sang, hoppe på ét ben eller lave om på punkterne", fortæller Morten.

Projektgruppen er fortsat ved at udvikle den endelige ramme for de fremtidige medarbejdermøder, som skal præsenteres for kollegerne d. 20. marts. Morten kan dog løfte sløret for dele af planen, som handler om at fokusere dagsordenerne, så der bliver færre punkter og afmålt tid til at diskutere de forskellige emner.

FFD bakker op

Min tilgang er at se på møderne som en kultur, man skaber sammen.

Helle Skovmose

I FFD bakker man op om projektet og står til rådighed for andre højskoler, der ønsker at gøre det samme:

"Vi håndterer det som et højskolepædagogisk tema, lige som man kan snakke om alkoholkultur eller hjemlighed. Vores udgangspunkt er, at møderne er dér, hvor der også sker pædagogisk udvikling. Og så er møderne desuden vigtige for trivslen på højskolen som arbejdsplads. Derfor er det noget, vi i FFD gerne vil understøtte, så skoler, der ønsker at skabe forandring på dette område, kan få nogle redskaber til at gøre det.", siger Helle og fortsætter:

"Min tilgang er at se på møderne som en kultur, man skaber sammen, og hvor der kan herske nogle strukturer, der er svære at ændre."

Og selvom Morten ved, at den nye mødeform kan møde både modstand og udfordringer, har det været en god oplevelse at komme i gang:

"Efter mødet med Helle kunne vi alle sammen mærke, at vi gør noget ved situationen nu, og det føles helt rigtigt", siger han og fortæller, at de forkortede lærermøder heldigvis har udløst en lettelse hos flere lærere, som byder den nye struktur velkommen.

Forhåbentlig vil de opleve det samme, når det nye medarbejdermøde lanceres i marts.

Få hjælp til en bedre mødekultur

Herunder får du Helles 5 gode råd til, hvordan man skaber forandring omkring mødekulturen på højskolen. I kan også booke Helle til workshops eller rådgivning, så forløbet bliver tilpasset jeres ønsker og behov.

5 tips til det gode personalemøde


1. 40-20-40-modellen

40% af energien skal mødeledelsen bruge på at forberede mødet. 20% er selve møde, hvor alle deltager, og de sidste 40% skal mødeledelsen bruge på at følge op.

2. De 5 H'er

  • HVORFOR?
    H
    vorfor holder vi dette møde? Tydeliggør formålet dagsordenen og indledningen.
  • HVEM?
    Hvem 
    skal deltage, og hvem skal ikke? Hvilke roller og kompetencer har vi brug for? Sig det til dem!
  • HVAD?
    Hvad skal vi lære/beslutte/informere om?
  • HVORDAN?
    vælg metode(r): Hvordan sikrer vi deltagelse?
  • HVAD SÅ?
    Næste skridt, opfølgning.

3. Rollefordeling

  • Facilitator
    Facilitatoren skal gøre mødet ”let” – skabe struktur og en realistisk dagsorden samt muliggøre at formålet bliver opnået. Derudover skal han/hun lytte, anerkende, opmuntre, inkludere og sikre, at mødet gennemføres til tiden. Det er vigtigt at afsætte tid til at opsummere, evaluere og sikre beslutninger.
  • Referent
    Aftal hvilken type referat I ønsker, og hvornår I skal have det, og om det skal deles med andre.
  • Opfølger
    Aftal hvem der følger op, hvordan og hvad, der skal følges op på.

4. Mødelængde

Tag stilling til mødets længde: Prøv 20 min/ 50 minutters møder.

5. Check ind & ud 

Husk at checke ind (hvad optager mig) og checke ud (kort evaluering)

Kontakt

Helle Skovmose, hs@ffd.dk, 20711860